Оформление зарплатной ведомости: правила и требования

Зарплатная ведомость | Бухгалтерские услуги

Оформление зарплатной ведомости: правила и требования

   Во многих организациях одновременно с зарплатой выдают и различные выплаты, причитающиеся физлицам. И понятно желание бухгалтеров включить их в расчетно-платежную или платежную ведомость, чтобы выдать по одному документу все и сразу. Но безопасно ли включать в ведомость незарплатные суммы или лучше составлять на них отдельные РКО? Отвечаем на вопросы читателей в нашей статье.

Что разрешено выдавать по зарплатной ведомости

   Вопрос: В некоторых наших обособленных подразделениях зарплата выдается наличными по ведомости. Разрешено ли включать в выдаваемую по ведомости сумму незарплатные выплаты работникам — возмещение командировочных, больничные и т.п.?

   Ответ: Это противоречило бы кассовым правилам.

В соответствии с ними по ведомости из кассы следует выдавать зарплату, стипендии и все те выплаты, которые методологией заполнения форм федерального государственного статистического наблюдения отнесены к фонду заработной платы и выплатам социального характера. А по этой методологии в фонд зарплаты не входят и выплатами социального характера не являются, в частности:

  1. возмещение командировочных расходов;
  2. соцстраховские пособия;
  3. компенсация за использование в работе личного имущества;
  4. дивиденды;
  5. возмещение представительских расходов;
  6. алименты.

   Поэтому строго по правилам их следует выдавать не по ведомости, а по отдельным РКО на имя работника. Причем каждый такой РКО должен быть зарегистрирован в кассовой книге в день выдачи денег (в то время как суммы, выдаваемые по ведомости в течение нескольких дней, не отражаются в кассовой книге до дня закрытия ведомости ).

   Также предназначенные для таких выплат деньги нельзя хранить в кассе сверх лимита в течение срока выплаты зарплаты. Превышать лимит в течение этого срока (но не более 5 рабочих дней) можно только на суммы, которые включены в ведомость «по праву».

   Примечание. В «статистический» список социальных выплат входят и поэтому могут быть выданы по ведомости вместе с зарплатой, в частности, следующие суммы:

  1. материальная помощь работникам;
  2. возмещение платы работников за детский сад;
  3. выходные пособия;
  4. суммы, начисленные при увольнении в связи с сокращением численности, ликвидацией организации;
  5. единовременные пособия при выходе на пенсию.

   В течение срока выплаты зарплаты они могут храниться в кассе сверх лимита.

   Вопрос: Что будет, если все-таки включить в ведомость суммы, которые по правилам заполнения статистических форм не относятся к фонду зарплаты и социальным выплатам?

   Ответ: Оспорить факт выдачи денег в таком случае нельзя, поскольку в ведомости есть подпись получателя.

Однако инспекция может предпринять попытку оштрафовать за несоблюдение порядка хранения свободных денег — проще говоря, за превышение лимита кассы7.

Он будет нарушен, если суммы, включенные в зарплатную ведомость вопреки кассовым правилам, хранятся в дни выплаты зарплаты в кассе сверх лимита.

   Примечание. Также нельзя совсем исключить вероятность того, что инспекция попытается оштрафовать вас за неоприходование этой суммы, поскольку на нее не составлен и не зарегистрирован в кассовой книге отдельный РКО. Напомним, что под оприходованием понимается регистрация в кассовой книге не только всех приходных, но и всех расходных кассовых ордеров за день.

   Ведь если деньги по ведомости выдавались в течение нескольких дней, то нет доказательств того, что выданные по ней незарплатные суммы отражены в кассовой книге именно в день их выдачи. В ведомости не указывают дату выдачи по каждой отдельной сумме.

   Если же деньги по ведомости выдавались в течение одного дня, то, скорее всего, инспекция не станет придираться. Тогда на конец этого дня уже был составлен на основании ведомости и зарегистрирован в кассовой книге РКО. То есть выданная сумма в кассовой книге учтена вовремя, пусть и не отдельно, а в составе итоговой суммы по ведомости.

Годятся ли зарплатные ведомости для оформления выплат по гражданско-правовым договорам

   Вопрос: Будет ли нарушением кассовой дисциплины выдача по ведомости сумм, ежемесячно выплачиваемых организацией физлицам, не являющимся ИП, по заключенным с ними гражданско-правовым договорам?

   Ответ: Не советуем так делать, хотя порядку ведения кассовых операций это не противоречит. Напомним, по платежной или расчетно-платежной ведомости из кассы выдаются зарплата, стипендии и другие выплаты работникам. При этом в кассовых правилах:

  1. под работниками понимаются также те физлица, с которыми у организации заключены гражданско-правовые договоры;
  2. под другими выплатами работникам понимаются выплаты, включенные в соответствии с методологией заполнения форм федерального государственного статистического наблюдения в фонд заработной платы. А в него входит вознаграждение за работы и услуги по гражданско-правовым договорам с физлицами (не ИП). Это следует из статистической формы N П-4 и п. 88 Указаний по ее заполнению.

   То есть сами по себе кассовые правила разрешают:

  1. выдавать такие суммы по ведомости;
  2. хранить их в кассе сверх лимита в течение срока выплаты зарплаты (не более 5 рабочих дней).

   Но проблема в том, что формы ведомостей предназначены для расчета и выплаты зарплаты работникам — об этом прямо сказано в Указаниях по их заполнению.

Причем тут под работниками уже должны пониматься те, с кем заключены трудовые договоры. Да и сконструированы ведомости под выплату денег работающим по трудовому договору.

Особенно расчетно-платежная ведомость — в ней есть графы с указанием должности, тарифной ставки, отработанного времени и т.п.

   Примечание. Вы не можете убрать графы из форм платежной и расчетно-платежной ведомостей. Порядок ведения кассовых операций обязывает вас использовать именно госкомстатовские формы.

   Поэтому регулярная ежемесячная выплата вознаграждения по такой ведомости может стать для проверяющих из фондов лишним поводом к тому, чтобы попытаться переквалифицировать гражданско-правовой договор в трудовой (даже если в графах с «трудовыми» показателями вы поставите прочерк) и доначислить вам взносы. А оспаривать доначисления придется в суде.

   Так что безопаснее составлять на такие выплаты отдельные РКО.

Как в этом случае воспользоваться правом держать наличные на них в кассе сверх лимита в течение срока выплаты зарплаты? Ведь сумму, которая может превышать лимит, проверяющие кассу налоговики обычно устанавливают по платежной либо расчетно-платежной ведомости (именно она является распоряжением директора выдать зарплату наличными).

Можно сугубо в кассовых целях составлять отдельный общий распорядительный документ за подписью директора о выплате из кассы в течение определенного срока (не более 5 рабочих дней) зарплаты и всех прочих сумм, которые по «статистическим» правилам входят в фонд зарплаты, включая и вознаграждения по гражданско-правовым договорам: столько-то выдать по ведомости, столько-то — по РКО.

На выдаваемую работнику арендную плату составьте РКО

   Вопрос: Наше ООО ежемесячно платит заместителю директора за аренду автомобиля. Выдаем эти деньги из кассы вместе с зарплатой. Договор аренды — это тоже гражданско-правовой договор. Верно ли мы понимаем, что на этом основании можно хранить в кассе арендную плату в зарплатные дни сверх лимита и выдавать одной общей суммой вместе с зарплатой по платежной ведомости?

   Ответ: Неверно. По правилам заполнения статистических форм в фонд зарплаты 16 включаются выплаты только по тем гражданско-правовым договорам, которые предусматривают выполнение работ и оказание услуг.

Налоговики рассматривают аренду как услугу только в целях НДС и применения ККТ. Поэтому арендную плату по ведомости лучше не выдавать — это будет противоречить кассовым правилам. Составьте на нее отдельный РКО.

=============================================================================

По вопросам постановки бухгалтерского и налогового учета, формирования и сдачи отчетности в ИФНС, внебюджетные фонды и органы статистики, восстановления бухгалтерского учета и бухгалтерского сопровождения, обращайтесь к нам:

Консалтинговая компания «ФИНАНСЫ и ПРАВО»    сайт:  ВАШ БУХГАЛТЕР
E-mail: ВАШ БУХГАЛТЕР

Телефон: +7 929 509 1448
Факс: +7 495 943 1448

Источник: http://xn----8sbciheb9blc3bwef4a.xn--p1ai/zarplatnaya-vedomost/

В платежной ведомости кто подписывает ведомость составил

Оформление зарплатной ведомости: правила и требования

С вводом в работу бухгалтерии новых технологий, в том числе программного обеспечения, все чаще ведение бухгалтерского учета производится автоматически с помощью специализированных программ, что значительно упрощает формирование платежных ведомостей. На предприятиях и в организациях, которые перевели своих сотрудников на получение заработной платы через расчетные банковские карты, расчетно-кассовая деятельности и вовсе не осуществляется.

Онлайн журнал для бухгалтера

Основанием для составления ведомости является табель учета рабочего времени работников, который обычно ведет кадровик или секретарь организации. Документ имеет регулярный характер и оформляется один раз в месяц (перед выдачей зарплаты).

Порядок оформления расчётно-платёжной ведомости Прежде чем выдать заработную плату, ответственный сотрудник предприятия проверяет табель учета рабочего времени, который затем передается в бухгалтерию. Далее бухгалтер вносит необходимые данные на титульную страницу и в таблицу, подписывает ведомость сам и отправляет ее на утверждение руководителю компании, затем передает ее кассиру.

Хранится расчётно-платёжная ведомость в архиве, как и все документы предприятия.

Платежная ведомость

Важно Заполнение платёжной ведомости По одной платежной ведомости можно выдавать зарплату нескольким сотрудникам, это лучше, чем на каждого получателя оформлять РКО. И еще одно преимущество платежной ведомости перед РКО – выплата по платежной ведомости может проводиться в течение нескольких дней, а по РКО только в течение одного для (день выписки РКО).

Единственный недостаток платежных ведомостей заключается в том, что вся информация по выплате суммы сотрудникам не является конфиденциальной. Титульный лист формы № Т-53 имеет такие же реквизиты, как и форма № Т-49, поэтому заполняются аналогично.

Единственно добавлена графа «Корреспондирующий счет», где указывают «дебет 70» (так как уменьшаем задолженность по зарплате, Дт 70).

Платежная ведомость по форме т-53: бланк и образец заполнения

Внимание Хранение и оформление платёжной ведомости Выдача заработной платы, больничных выплат, премий, отпускных и прочих денежных сумм, что были насчитаны служащему или работнику за месяц, отображается в бухгалтерской документации с помощью платежных и расчетно-платежных ведомостей.

Госкомстат РФ утвердил унифицированную форму платежной ведомости Т-53.

Первая – титульная часть — должна включать определенные реквизиты, перечень которых регламентирован Госкомстатом РФ постановлением №1 от 05.01.04. Вторая часть – табличная.

В ней формируется список сотрудников, которым будут сделаны выплаты.

Форма т-49. расчётно-платежная ведомость

Пятый столбец включает в себя подпись работника после получения им суммы. И, наконец, шестой столбец предусмотрен для выдачи средств посредством доверенностей или заявлений другими лицами за работника, указанного в ведомости.
Если нет таковых оснований, в строке ставится прочерк.

Если при составлении ведомости кассиром были выявлены ошибки, ведомость передается на переделку в бухгалтерию. Если таковой возможности нет (болезнь, отсутствие бухгалтера по ряду причин), в ведомости аккуратно зачеркиваются неверные данные и вносятся исправления.

Скачать образец заполнения ведомости по форме Т-53 вы можете здесь.

Закрытие платежной ведомости Когда истекает дата выплаты средств, указанная в титульной части, то даже если не все выплаты были произведены, кассир обязан осуществить закрытие ведомости. Напротив каждого не получившего денежные средства работника заносится запись «депонированно».

Подписание ведомости Прежде чем кассир сможет начать выдавать средства по ведомости, ее необходимо заверить у руководителя предприятия – такая подпись послужит кассиру основанием для начала работы. После того как будут выданы и учтены все средства, заполнение платежной ведомости т 53 проверяет главный (старший) бухгалтер предприятия.

Если все в порядке, он также подписывает ведомость. Заполнение таблицы Если на предприятии очень много сотрудников, таблица в ведомости растягивается на несколько листов. Их количество необходимо отметить в специальной графе.

В первом столбике таблицы нужно указать порядковый номер сотрудника, во втором – его табельный номер (берется из личной карточки сотрудника), в третьем – фамилию, имя и отчество сотрудника (желательно указывать имя и отчество полностью, чтобы не возникло путаницы).

Как заполнить платежную ведомость т-53 (образец)

После того как деньги будут выданы, ведомость возвращается обратно в бухгалтерию, где после проверки главным бухгалтером внесенных в нее сведений, информация о ней вносится в специальный внутренний журнал учета документов, а сама ведомость отправляется в архив предприятия. Когда применяется расчётно-платёжная ведомость Бланк ведомости заполняется в тех случаях, когда заработная плата передается через кассу предприятия, путем выдачи работникам наличных денежных средств.

В случаях перечисления на банковские счета и карты работников используются другие документы. Правила составления и оформления расчётно-платёжной ведомости На сегодняшний день ведомость может составляться в свободной форме или по разработанному внутри предприятия шаблону (в этом случае документ должен быть зарегистрирован в учетной политике фирмы).

Оформление зарплатной ведомости: правила и требования

Эта информация содержится в личной карточке сотрудника.В третьей графе, «Фамилия, инициалы», прописываем и фамилию, и имя, и отчество. Это позволит избежать путаницы, если в организации работают родственники или однофамильцы.

Четвёртая графа – сумма, которую нужно начислить работнику. Её записывают рядом с левой вертикальной черте, а не посредине.Последняя графа – итоговая, для подсчёта общей суммы.

После того, как таблица оформлена и проставлены подписи на титульном листе, документ должен проверить кассир.

В случае, если заполнена платёжная ведомость Т-53 неверно, её вновь вернут в бухгалтерию на переоформление или доработку. Если все данные верны, на основании этой ведомости кассир начинает выдачу заработной платы сотрудникам.

Далее заполнять платёжную ведомость Т-53, должен кассир.
Когда на предприятии выплачивается любая плата (заработная, премии, авансы) работникам, оформляется платежная ведомость.

В сущности, можно оформлять выплаты и приходно-расходными кассовыми ордерами, но они действуют лишь в течение одного рабочего дня, что на крупном предприятии с большим количеством сотрудников просто неудобно.

Итак, мы с вами выяснили, что платежная ведомость применяется для оформления любых выплат на предприятии, давайте попробуем теперь разобраться, как правильно заполнять платежную ведомость, что для этого нужно и какой круг лиц несет за это ответственность.

Платежная ведомость относится к бухгалтерским кассовым документам, составляют ее в бухгалтерии, а затем передают кассиру. Документ составляется в единственном экземпляре. Рассмотрим порядок оформления ведомости.

Оформление расчетно-платежной ведомости сопровождает выдачу заработной платы работникам предприятий и организаций. Особенность данного документа заключается в том, что он является одновременно как расчетным, так и платежным, что в свою очередь, позволяет существенно уменьшить документооборот компании.

Стоит отметить, что наиболее целесообразно использовать расчетно-платежную ведомость на малых предприятиях, в крупных же компаниях лучше заполнять платежную и расчетную ведомости отдельно. ФАЙЛЫСкачать пустой бланк расчётно-платёжной ведомости по форме Т-49 .

xlsСкачать образец заполнения расчётно-платёжной ведомости по форме Т-49 .

xls Кто заполняет бланк расчётно-платёжной ведомости Расчетно-платежная ведомость является первичным бухгалтерским документом, поэтому ее оформление входит в компетенцию специалиста бухгалтерского отдела.

Источник: http://agnbotulinum.com/v-platezhnoj-vedomosti-kto-podpisyvaet-vedomost-sostavil/

Ведомость на выдачу зарплаты — бланк, правила оформления и образцы документов

Оформление зарплатной ведомости: правила и требования

Каждому предпринимателю, который имеет в штате наемных работников, приходится сталкиваться с выдачей заработной платы. Существует, как минимум, три способа выдачи заработной платы денежными средствами.

Безналичный — на зарплатные банковские карты работников, и выдача наличными деньгами через кассу с использованием расходно-кассового ордера или с использованием платежной ведомости на заработную плату.

Как сделать это через кассу, используя при этом ведомость на выдачу зарплаты, заполнить бланк документа правильно и не нарушить действующие правила, расскажет настоящая статья.

Форма платежной ведомости

Форма документа, с использованием которого выплачивается заработная плата через кассу, предусмотрена нормативным актом Росстата. Ей присвоен номер Т-53.

На практике, используется этот документ в ряду других ведомостей связанных начислением и выдачей оплаты труда работникам. Так же статистическим ведомством предусмотрены расчетная и расчетно-платежная ведомость.

Все эти формы утверждены Постановлением указанного ведомства № 1 от 05.01.2004 года.

Стоит отметить, что в связи с вступлением в силу нового закона о бухгалтерском учете, для всех организаций (кроме государственных) и предпринимателей применение указанных форм не обязательно.

Но, в то же время, применение данных форм достаточно удобно и помогает соблюсти требования законодательства.

При необходимости в данную форму можно вносить различные изменения для того что бы привести её использование в соответствие со спецификой деятельности экономического субъекта.

Обратите внимание: Все формы документов, используемые в деятельность предприятия, должны быть утверждены его руководителем. Это происходит в начале каждого календарного года путем издания приказа об утверждении учетной политики организации. Формы используемых документов выступают приложением к учетной политике.

платежной ведомости

Сам документ может быть оформлен как от руки, на бланке установленной формы так и с использованием компьютера.

Для каждого бухгалтерского документа, в том числе для ведомости на выдачу зарплаты, бланк должен быть заполнен с оформлением всех необходимых реквизитов.

Чтобы не возникло сомнений в действительности документа, например, при налоговой проверке в платежной ведомости должны быть заполнены следующие реквизиты:

  • наименование организации или фамилия и инициалы индивидуального предпринимателя,
  • дата и регистрационный номер документа,
  • платежный период, за который производится выплата заработной платы,
  • сумма выплачиваемых денежных средств,
  • подписи руководителя (индивидуального предпринимателя) и главного бухгалтера, которые утверждают ведомость,
  • подписи бухгалтера, который ведомость составил и кассира, который по ней выдал денежные средства.

Так как ведомости в подавляющем большинстве изготавливаются с использованием утвержденной формы бланка, то такой обязательный реквизит всех первичных документов как наименование документа, в бланке уже обозначен.

Платежная ведомость состоит как минимум из двух листов. Титульного, в котором расположены практически все перечисленные выше реквизиты, и листа, содержащего сведения о выплате заработной платы — табличная часть. При этом, при необходимости (большое количество сотрудников, например), к ведомости может быть приложено необходимое количество листов содержащих табличную часть.

В этой части указываются следующие сведения необходимые для правильной выплаты заработной платы:

  • табельный номер, фамилия и инициалы сотрудника,
  • его должность,
  • сумма к выплате.

Также предусмотрено место для росписи сотрудника, в котором в случае неполучения им заработной платы проставляется отметка о её депонировании.

Обратите внимание: Срок на выдачу заработной платы не может превышать пяти рабочих дней. Этот период так же включает день, когда наличные денежные средства, предназначенные для выплаты заработной платы, получаются в банке. Конкретный период, в течение которого будет выдаваться заработная плата по платежной ведомости, указывается на её титульном листе.

Расчетная ведомость по зарплате: образец

Журнал регистрации платежных ведомостей

Как уже было сказано, ведомость на выдачу заработной платы имеет обязательный реквизит — дату составления и регистрационный номер.

Так как такие ведомости составляются периодически, то их необходимо регистрировать. Для этих целей предусмотрен Журнал регистрации платежных ведомостей.

Так же как и форма самой ведомости, форма данного документа утверждена все тем же Постановлением Росстата. Форме присвоен номер Т-53а.

Исправления в платежной ведомости

В платежные ведомости, как и в расчетные и расчетно-платежные исправления вносить можно. В то же время делать это необходимо только с учетом, установленных для такого рода исправлений, правил.

Все исправления, которые делаются в таких документах, должны быть сопровождены датой совершения исправления, а так же фамилией и инициалами лица такое исправление внесшего. Соответственно рядом с исправлением проставляется подпись исправителя. В то же время, как ранее, нельзя вносить исправления в расходный и приходный кассовые ордера.

Поэтому если при закрытии платежной ведомости в расходном ордере будет совершена ошибка, её исправить нельзя. В таком случае бухгалтеру придется выписывать новый ордер.

Окончательное оформление документа осуществляется в последний день выплат денежных средств, или ранее, если денежные выплаты были осуществлены всем работникам. Кассир подводит итог выданных денежных средств.

Если выдана вся заработная плата, то сумма к выдаче, обозначенная на лицевом листе документа, сойдется с суммами выплаченной заработной платы. Если нет, то разница будет отражена в графе для депонированных сумм.

Если до окончания периода, в течение которого предусмотрена выдача заработной платы, кто либо из работников не получит причитающихся ему сумм, то зарплата должна быть депонирована. То есть сами наличные денежные средства возвращаются в банк, а в ведомости ставится отметка о депонировании заработной платы.

Соответственно, в бухгалтерском учете делается запись в реестре депонентов и книге учета депонированных денежных средств. В ней отмечается номер платежной ведомости, по которой не была выдана заработная плата, табельный номер и ФИО сотрудника, невыплаченная сумма.

Запись о депонировании делается в последний день выдачи зарплаты.

На всю сумму полученной сотрудниками заработной платы кассиром заполняется расходник. По завершении выдачи заработной платы, кассир подписывает ведомость и сдает её в бухгалтерию. Срок хранения, предусмотренный для данной категории документов, составляет пять лет.

Ведомость на выдачу зарплаты (бланк) можно скачать на здесь. Так как помимо указанного документа, на практике используются и другие формы зарплатных ведомостей, их также можно найти на сайте:

бланк расчетно-платежной ведомости

бланк платежной ведомости

  • Владимир
  • Распечатать

Источник: https://ipshnik.com/rabota-s-kadrami/zarplata-i-vyiplatyi/vedomost-na-vyidachu-zarplatyi-blank-i-pravila-oformleniya.html

Поделиться:
Нет комментариев

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.